Registrar información personal para tenerla cuando más la necesita

El primer paso es identificar qué cosas en su vida debe documentar, comenzando por los activos importantes, como viviendas y vehículos. Solo debe tomarse unos minutos para grabar un video con ese teléfono inteligente con cámara que probablemente tenga a mano en este momento. Le recomendamos comenzar con tomas de gran angular de sus pertenencias, sacadas desde múltiples perspectivas. Incluya cualquier cosa estacionada en una entrada para vehículos, como automóviles, camiones, motocicletas, vehículos todo terreno y embarcaciones y y los números de identificación de los vehículos. Si hay otras embarcaciones en otro lugar, haga esto la próxima vez que salga a dar una vuelta. Tener fotos recientes le ayudará a demostrarle a su compañía de seguros que usted debe recibir lo que corresponde y no un valor de depreciación predeterminado.

A continuación, entre en su casa y grabe un recorrido en video o tome varias fotos de todas las habitaciones. Debe ofrecer varios ángulos, incluidos primeros planos de sus objetos de valor, como equipos de música, computadoras, joyas y arte.

Ahora empiece a pensar en la documentación de estos artículos, recibos, contratos de compra y arrendamiento o números de pedido que indiquen el valor de un artículo. Incluya artículos relacionados, como declaraciones de impuestos de su hogar y la dirección donde se encuentra cada activo. Con esto en mente y sus imágenes documentadas, está listo para el siguiente paso.

Con las fotos y los videos, ahora querrá configurar algún método de almacenamiento electrónico para usted y para compartirlo fácilmente con otros. Los registros digitalizados garantizan una recuperación ante desastres excepcional en comparación con los archivos en papel, que se pierden, se destruyen o se extravían fácilmente. Pueden ir en un disco duro físico, una solución de almacenamiento en la nube o en una cuenta de correo electrónico simplemente enrutando los archivos a usted o a un representante de confianza.

Primero veamos el almacenamiento en la nube, que es la opción más popular. Si ya ha configurado una cuenta de almacenamiento en la nube, no es necesario cambiar de proveedor. Pero si actualmente no tiene ninguna cuenta y le gustaría tener una, hay muchas opciones para elegir. Los principales protagonistas en este espacio, que ofrecen cuentas de nivel de entrada gratuitas, incluyen Google Drive, Microsoft OneDrive, Apple iCloud y Dropbox. Al crear una cuenta nueva, requieren un nombre de inicio de sesión, generalmente su correo electrónico y una contraseña. Asegúrese de almacenar esta información de inicio de sesión en un lugar seguro, en la siguiente sección se explica esto en más detalle.

Google Drive: ofrece cuentas de almacenamiento en la nube seguras y gratuitas que le permiten compartir archivos con otras personas.

Microsoft OneDrive: también ofrece cuentas de almacenamiento en la nube seguras y gratuitas que permiten compartir archivos con otras personas.

Apple iCloud: El almacenamiento iCloud de Apple proporciona una seguridad y una capacidad de intercambio de datos similares y, por lo general, está integrado en todos los iPhone. Si elige iCloud, simplemente verifique la configuración para asegurarse de que las copias de seguridad estén habilitadas

Dropbox: Otra gran opción de almacenamiento en la nube gratuito y seguro combinado con un uso compartido intuitivo de archivos. La aplicación de Dropbox se encuentra disponible para todas las plataformas principales y permite una sincronización de archivos fácil y automática.

En caso de emergencia, tenga la información de contacto importante a su alcance por si necesita comunicarse con alguien. Esto incluye a la familia, los amigos, la escuela de su hijo, su empleador y los vecinos o la asociación de propietarios, si corresponde. Puede guardar esto en un archivo de texto o Excel, incluirlo en la libreta de direcciones de su teléfono o en cualquier ubicación que sepa que será accesible en caso de emergencia. Sea creativo, aunque eso signifique tomar fotos de tarjetas de presentación para servicios confiables como reparación y mantenimiento del hogar.

La información financiera es otro salvavidas que a menudo se pasa por alto, pero que es crucial en caso de desastre porque nunca se sabe cuándo necesitará acceder a los fondos de emergencia. Cree y mantenga una lista de información de cuentas financieras, como bancos, tarjetas de crédito, préstamos, deudas pendientes, cuentas de ahorro y inversiones. Anote el nombre del banco en el que tiene cada cuenta, el tipo de cuenta que tiene, los números de cuenta y su información de contacto. También es bueno almacenar información sobre el empleo actual, como una copia de un talón de pago reciente, un contrato o acuerdo en curso, y no olvide ningún plan de jubilación.

Las computadoras necesitan cada vez más cuentas de usuario y contraseñas de nosotros, por eso debería anotar los datos de inicio de sesión de su computadora local, tanto de usuario como de administrador, si es necesario, junto con cuentas en línea como direcciones de correo electrónico, datos de inicio de sesión de sitios web como cuentas bancarias y cualquier cuenta de redes sociales. Si le sorprende la cantidad que puede encontrar, entonces va bien. Tener un técnico informático de confianza no es una mala idea por muchas razones, compartir con este solo la información de inicio de sesión de su computadora es necesario en caso de recuperación de la computadora o útil si olvida la contraseña.

Pero estos datos solo son útiles si tiene acceso a ellos cuando los necesita. Si elige almacenar información en línea o cifrar datos, necesitará la contraseña para leerla o actualizarla. Eso en sí mismo es su propio desafío, si es seguro hacerlo, escríbalo en un lugar al que pueda llegar fácilmente, cualquier cosa mejor que una nota adhesiva en la pantalla debería servir. Algunos servicios en línea son lo suficientemente avanzados técnicamente como para usar un teléfono inteligente para un acceso seguro, lo que elimina la necesidad de recordar una contraseña.

Los demás registros en papel deben guardarse de forma segura en un cajón de metal, una caja fuerte personal resistente al fuego, una caja de seguridad bancaria, en un geocaché, o bien, debe tener un familiar o un amigo de confianza que se encargue de ello por usted.

Hasta que vivamos en un mundo sin papel, muchos documentos oficiales aún deberán almacenarse físicamente. Comience por su compañía de seguros de salud y número de póliza y el médico de cabecera de su familia y sus datos de contacto, y los registros de discapacidad, documentos de entierro y planes, si corresponde. A continuación, guarde sus pólizas de seguro para propietarios de viviendas y automóvil en caso de que necesite presentar un reclamo. Luego cree una lista de carriers, los números de cuenta y información de contacto donde pueda comunicarse con el departamento de reclamaciones de cada compañía.

A menudo, una llamada a la compañía de seguros es todo lo que deberá hacer su agente para obtener los detalles de su cuenta. Muchos ahora también tienen aplicaciones para teléfonos inteligentes para facilitar el acceso. Si tiene un teléfono inteligente, considere descargar su aplicación. Tener esa información lista después de un desastre le ahorrará mucho tiempo y angustia mental.

Ahora es el momento de recopilar y almacenar documentación legal, como testamentos, poderes notariales, autorizaciones para cuidado infantil, así como formularios de consentimiento de viaje para niños, poderes notariales para atención médica y planes para el final de la vida. Cualquier documento que no tenga puede desarrollarse y agregarse a su biblioteca legal de forma independiente o con ayuda de un abogado. Mientras reúne estos documentos, tómese un momento para fotografiarlos, asegúrese de incluir fechas, números de cuenta y firmas, luego guárdelos junto con sus otros documentos digitales. A continuación se muestra una lista para ayudarlo con estas grandes decisiones de vida, junto con enlaces a sitios web que pueden ayudarlo a crear esos contratos usted mismo.